Bericht aus der Vorstandssitzung

Liebe Gartenfreunde,

wir möchten euch heute über die wichtigsten Ergebnisse der jüngsten Vorstandssitzung vom 25.09.2025 informieren. Diese Sitzung brachte einige strukturelle Veränderungen und wichtige Personalien mit sich, die die zukünftige Arbeit unseres Vereins stärken werden.

Henry Bergmann als Fachberater kooptiert: Wir bekommen Expertise! 🌿

Ein zentraler Punkt der Sitzung war die Besetzung der satzungsgemäßen Rolle des Fachberaters. Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass Henry Bergmann sich bereit erklärt hat, diese Position zukünftig zu übernehmen!

Was bedeutet das für euch und den Verein?

• Fundierte Beratung: Henry Bergmann unterstützt uns mit seinem Wissen, um den Vereinszweck gemäß § 2, Abs. 2 unserer Satzung zu fördern: die sinnvolle, ökologische Nutzung des Bodens sowie die Pflege und den Schutz der natürlichen Umwelt. Er ist euer erster Ansprechpartner für Fragen zur Gartenbewirtschaftung.

• Kooptiertes Vorstandsmitglied: Der Vorstand hat Henry Bergmann gemäß § 6, Abs. 3 unserer Satzung in die Vakanz berufen. Er ist damit ein vollwertiges Vorstandsmitglied, da die Satzung in § 6, Abs. 1 diese Position ausdrücklich vorsieht.

Wir sind gespannt auf seine Perspektive! Henry Bergmann wird sich in den nächsten Tagen noch näher vorstellen.

Aktualisierung der Geschäftsordnung und Ressortverteilung

Im Zuge der personellen Veränderung wurden die Geschäftsordnung des Vorstands und die Ressortverteilung aktualisiert, um die Zuständigkeiten klar zu regeln und die Effizienz zu steigern.

Die neue Geschäftsordnung: Mehr Klarheit und Sicherheit

Die überarbeitete Geschäftsordnung regelt die Arbeitsweise des Vorstands und sichert rechtssichere Entscheidungen:

• So fallen Entscheidungen: Beschlüsse werden primär in Vorstandssitzungen gefasst. Bei dringender Notwendigkeit kann der Vorstand schnell und unbürokratisch im Umlaufverfahren (schriftlich oder per E-Mail) entscheiden (§ 4, Abs. 2). So ist sichergestellt, dass der Vorstand jederzeit handlungsfähig ist.

• Kündigungen sind Vorstandsbeschlüsse: Die Beendigung oder Kündigung von Pachtverhältnissen ist eine weitreichende Entscheidung. Sie bedarf zwingend eines Beschlusses des gesamten Vorstands (§ 2, Abs. 3). Dies unterstreicht die Sorgfaltspflicht des Vorstands in solch schwerwiegenden Fällen.

• Schutz eurer Daten: Private Messenger-Dienste (wie WhatsApp oder Telegram) sind für die offizielle Vorstandskommunikation strengstens untersagt (§ 5, Abs. 1). Eure sensiblen Daten werden somit ausschließlich über offizielle, datenschutzkonforme Vereinskanäle verarbeitet.

• Nachvollziehbare Arbeit: Jedes Vorstandsmitglied führt monatliche Tätigkeitsnachweise (§ 2, Abs. 5). Dies ermöglicht die lückenlose Nachverfolgung von Projekten und sichert die Rechenschaftslegung des Vorstands.

Die neue Verteilung der Aufgaben

Die klare Aufteilung der Ressorts sorgt für direkte Ansprechpartner:

• I. Vorsitzender (Mark Helms): Strategische Gesamtleitung des Vereins (Entwicklung der Vereinsziele), Verwaltung der Pachtverträge und Überwachung der Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.

• II. Stellvertretender Vorsitzender (Kevin Schimke): Vertretung, Mängelmanagement und Infrastrukturprojekte.

• III. Schatzmeister (Timo Helms): Finanzielle Verwaltung und Koordination der Gemeinschaftsarbeit.

• IV. Fachberater (Henry Bergmann): Überwachung der Garten- und Denkmalschutzordnung, Beratung der Mitglieder zur Gartenbewirtschaftung, Parzellenprüfung, Mahnwesen und Kündigungen.

• V. Beisitzerin (Janina Krüger): Mitgliederbetreuung und Koordination von Veranstaltungen (gemeinsam mit Ulrich Neumann).

• VI. Beisitzer (Ulrich Neumann): Aushänge, Parkplatzmanagement sowie Mitverantwortung für die Mitgliederbetreuung.

Neuer Werkzeugwart: Sicherheit und Ordnung im Fokus 🛠️

Wir freuen uns zudem sehr über die ehrenamtliche Unterstützung von Gartenfreund Thorsten Albrecht. Er hat sich bereit erklärt, sich als Werkzeugwart zu engagieren.

Warum diese Aufgabe so wichtig ist:

Thorstens Engagement ist ein direkter Beitrag zur Arbeitssicherheit im Verein. Er wird sicherstellen, dass unsere gemeinschaftlichen Werkzeuge und Geräte stets ordnungsgemäß gewartet, vollständig und sicher zur Verfügung stehen. Das ist eine große Entlastung für alle Mitglieder! Herzlichen Dank für dieses Engagement!

Rückblick und Ausblick

Die außerordentliche Mitgliederversammlung wurde inhaltlich nachbereitet. Im Anschluss daran wurden noch einige pachtvertragliche Entscheidungen getroffen, auf deren Details wir an dieser Stelle nicht näher eingehen können.

Der Vorstand blickt nun gestärkt und mit aktualisierten Strukturen in die kommende Zeit und freut sich auf die Zusammenarbeit mit den neuen Kräften!

Mit freundlichen Grüßen,

Euer Vorstand