Vorstandsarbeit im Kleingärtnerverein. Teil 4.

Das Amt des Vorsitzenden – Koordination, Vertretung und Verantwortung im Rahmen kollektiver Entscheidungen

Das Amt des Vorsitzenden ist das bekannteste, zugleich aber auch das am häufigsten falsch verstandene Vorstandsamt. Von außen betrachtet entsteht leicht der Eindruck, der Vorsitzende entscheide „für den Verein“ oder könne allein festlegen, wie Dinge zu laufen haben. Diese Vorstellung ist rechtlich unzutreffend und für die Vereinsarbeit sogar gefährlich. Der Vorsitzende ist kein Alleinentscheider, sondern Teil eines kollegialen Organs, dessen Wirksamkeit gerade aus dem Zusammenspiel der einzelnen Ämter entsteht.

Der Vorsitzende ist vollwertiges Mitglied des Vorstands und Organwalter des Vereins. Seine besondere Stellung ergibt sich nicht aus einem Überordnungsverhältnis, sondern aus gesetzlich zugewiesenen Aufgaben der Vertretung, Koordination und Organisation. Er ist damit nicht „der Verein“, sondern derjenige, der dem Verein nach außen ein Gesicht gibt und nach innen für geordnete Abläufe sorgt.

Gesetzliche Stellung: Vertretung nach außen, Bindung nach innen

Rechtlich ist der Vorsitzende – gemeinsam mit dem stellvertretenden Vorsitzenden – gesetzlicher Vertreter des Vereins im Sinne des § 26 BGB. Das bedeutet, dass er den Verein nach außen rechtswirksam vertreten kann, etwa gegenüber Behörden, dem Verband, Vertragspartnern oder Gerichten. Diese Vertretungsmacht ist jedoch keine Entscheidungsbefugnis nach Belieben, sondern an Satzung, Beschlüsse und Gesetz gebunden.

Nach innen ist der Vorsitzende vollständig in die kollektive Entscheidungsstruktur eingebunden. Er besitzt keine Weisungsbefugnis gegenüber anderen Vorstandsmitgliedern. Seine Stimme zählt bei Beschlüssen genau so viel wie jede andere. Die Autorität des Vorsitzenden ergibt sich nicht aus Macht, sondern aus Verantwortung, Sachkenntnis und der Fähigkeit, unterschiedliche Positionen zu einem tragfähigen Beschluss zu führen.

Koordination statt Kommando

Eine der zentralen Aufgaben des Vorsitzenden ist die Koordination der Vorstandsarbeit. Dazu gehört die Vorbereitung und Einberufung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, die Strukturierung von Tagesordnungen sowie die Sicherstellung, dass Beschlüsse ordnungsgemäß zustande kommen.

In der Praxis bedeutet das: Der Vorsitzende sorgt dafür, dass entscheidungsrelevante Informationen vorliegen, dass Zuständigkeiten geklärt sind und dass Diskussionen nicht ins Unverbindliche abgleiten. Er moderiert, bündelt und ordnet – entscheidet aber nicht allein. Gerade bei komplexen Themen wie Leerstand, Infrastruktur, Denkmalschutz oder finanziellen Maßnahmen zeigt sich, dass gute Vorstandsarbeit weniger von schnellen Entscheidungen als von sauberer Vorbereitung lebt.

Verantwortung für Ordnung, Verfahren und Rechtssicherheit

Der Vorsitzende trägt eine besondere Verantwortung für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Vereinsarbeit. Fehler bei Einladungen, Tagesordnungen oder Beschlussfassungen können dazu führen, dass Entscheidungen anfechtbar oder unwirksam sind. Der Vorsitzende muss daher sicher im Vereinsrecht sein und erkennen können, welche formalen Anforderungen einzuhalten sind.

Diese Verantwortung erstreckt sich auch auf die Umsetzung von Beschlüssen. Der Vorsitzende setzt Beschlüsse nicht allein um, sorgt aber dafür, dass sie umgesetzt werden. Unterbleibt dies, kann ihm eine Organisations- oder Überwachungspflichtverletzung vorgeworfen werden. Verantwortung bedeutet hier nicht „alles selbst machen“, sondern sicherstellen, dass nichts liegen bleibt.

Verwaltungsvollmacht, Verband und Vereinsautonomie

Der Vorsitzende bewegt sich regelmäßig an der Schnittstelle zwischen Verein, Verband und Verwaltung. Er vertritt den Verein nach außen, wahrt aber zugleich dessen Vereinsautonomie. Der Verband ist dabei weder Vorgesetzter noch Weisungsgeber, sondern Teil einer übergeordneten Organisationsstruktur mit klar begrenzten Befugnissen.

Der Vorsitzende muss daher wissen, wann der Verein selbst entscheiden darf, wann Abstimmung erforderlich ist und wann eine Maßnahme außerhalb der Verwaltungsvollmacht liegt. Eigenmächtiges Handeln kann hier ebenso schädlich sein wie unnötige Zurückhaltung. Professionelle Vorsitzendenarbeit zeigt sich darin, diese Grenzen sicher zu erkennen und sachlich zu kommunizieren.

Kommunikation, Öffentlichkeit und Pressearbeit

Ein wesentlicher Teil der Tätigkeit des Vorsitzenden ist Kommunikation. Er ist häufig erster Ansprechpartner für Mitglieder, Verband, Behörden und externe Stellen. Diese Kommunikation ist kein privates Gespräch, sondern organbezogen. Aussagen des Vorsitzenden können dem Verein zugerechnet werden.

Daraus folgt die Pflicht zu klarer, sachlicher und rechtlich belastbarer Kommunikation. Dies gilt insbesondere für schriftliche Kommunikation, Aushänge, Stellungnahmen und Beiträge in der Gartenzeitung. Auch Pressearbeit und der Umgang mit Bildern unterliegen rechtlichen Vorgaben. Der Vorsitzende muss daher Grundkenntnisse im Datenschutz-, Urheber- und Persönlichkeitsrecht besitzen oder erkennen, wann fachliche Unterstützung erforderlich ist.

EDV, Dokumentation und Informationsfluss

Der Vorsitzende trägt Verantwortung für den geordneten Informationsfluss im Verein. Protokolle, Beschlüsse, Schriftverkehr und digitale Unterlagen müssen auffindbar, nachvollziehbar und geschützt abgelegt sein. Ohne EDV-Kompetenz ist dieses Amt heute nicht mehr ausübbar.

Der Vorsitzende muss sicher mit E-Mail-Kommunikation, Textverarbeitung und digitaler Dokumentation umgehen können. Informelle Kommunikationswege oder private Ablagen untergraben die Nachvollziehbarkeit und gefährden die Rechtssicherheit des Vereins.

Haftung und persönliche Anforderungen

Der Vorsitzende haftet nicht für jede unpopuläre Entscheidung, wohl aber für pflichtwidriges Handeln oder Unterlassen. Besonders haftungsnah sind Organisationsmängel, fehlende Kontrolle, unzulässige Alleingänge oder das Ignorieren offensichtlicher Risiken.

Persönlich erfordert dieses Amt:

• Belastbarkeit und Konfliktfähigkeit,

• rechtliches Grundverständnis,

• Kommunikationsstärke ohne Dominanz,

• die Fähigkeit, Verantwortung zu tragen, ohne Macht auszuüben.

Der Vorsitzende schützt den Verein nicht durch Durchsetzen eigener Vorstellungen, sondern durch funktionierende Teamarbeit im Vorstand.

Schlussbetrachtung

Das Amt des Vorsitzenden ist kein Amt der Alleinherrschaft, sondern eines der Verantwortung, Koordination und rechtlichen Absicherung. Es entfaltet seine Wirkung nur im Zusammenspiel mit den anderen Vorstandsämtern. Wer dieses Amt übernimmt, ist nicht „der Chef“, sondern eine Stimme im Orchester, die den Takt hält, ohne die Musik allein zu bestimmen.

Derzeitiger Amtsinhaber

Das Amt des Vorsitzenden wird derzeit von Mark Yoram Helms ausgeübt.Er vertritt den Verein nach außen im Rahmen der gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorgaben, koordiniert die Arbeit des Vorstands und trägt besondere Verantwortung für die ordnungsgemäße Organisation, die rechtssichere Beschlussfassung sowie die Wahrung der Vereinsautonomie gegenüber Verband, Behörden und Dritten.Die Tätigkeit erfolgt stets als Teil des kollegialen Vorstands und auf Grundlage gemeinsamer Beschlüsse.

Kontakt:mark.helms@hgg1.de

---

Quellen (Auswahl)

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) §§ 21–79, § 26

• Art. 9 Abs. 1 Grundgesetz (Vereinsautonomie)

• Bundeskleingartengesetz (BKleingG)

• anerkannte Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zur Organverantwortung

• Datenschutz- und Urheberrecht (DSGVO, BDSG, UrhG)

---