Vorstandsarbeit im Kleingärtnerverein. Teil 5.

Das Amt des stellvertretenden Vorsitzenden – zweite Stimme, systemrelevante Funktion und Pflicht zur Sicherung der Handlungsfähigkeit

Das Amt des stellvertretenden Vorsitzenden wird häufig unterschätzt. In der Außenwahrnehmung gilt es nicht selten als bloße Vertretungsfunktion für den Ausnahmefall, als „Ersatz“, der nur dann relevant wird, wenn der Vorsitzende verhindert ist. Diese Vorstellung ist rechtlich falsch und organisatorisch gefährlich. Tatsächlich handelt es sich beim stellvertretenden Vorsitzenden um ein zentrales, systemrelevantes Amt, ohne das die ordnungsgemäße Organisation des Vereins nicht vollständig gegeben ist.

Der stellvertretende Vorsitzende ist vollwertiges Mitglied des Vorstands und damit Organwalter des Vereins. Er ist nicht Hilfsperson, nicht Assistent und nicht zweite Reihe, sondern gleichrangiger Teil des Vorstandsorgans. Seine Bedeutung erschließt sich nicht erst im Vertretungsfall, sondern bereits aus der Struktur der Vorstandsorganisation selbst.

Rechtliche Stellung: Organ, Vertreter und Verantwortungsträger

Rechtlich ist der stellvertretende Vorsitzende – ebenso wie der Vorsitzende – gesetzlicher Vertreter des Vereins im Sinne des § 26 BGB, soweit die Satzung nichts Abweichendes regelt. Seine Erklärungen und sein Handeln können den Verein nach außen rechtswirksam binden. Diese Stellung ist keine Ehrenbezeichnung, sondern eine Haftungsposition.

Der stellvertretende Vorsitzende trägt daher dieselbe Organverantwortung wie der Vorsitzende. Er haftet nicht für jede Entscheidung des Vorstands, wohl aber für pflichtwidriges eigenes Handeln oder Unterlassen. Ein Rückzug auf die Rolle des „Stellvertreters“ ist rechtlich nicht möglich.

Vollständiger Vorstand und Beschlussfähigkeit – zwei Ebenen, klare Folgen

Nach der Satzung unseres Vereins gehören der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende zu den zwingenden Kernämtern des Vorstands. Beide Ämter müssen besetzt sein, damit ein vollständig gebildeter Vorstand vorliegt. Fehlt eines dieser Ämter, ist der Vorstand organisatorisch unvollständig.

Davon strikt zu unterscheiden ist die Frage der Beschlussfähigkeit. Die Satzung stellt sicher, dass der Vorstand auch bei unvollständiger Besetzung beschlussfähig bleiben kann, sofern die dort festgelegten Mindestvoraussetzungen erfüllt sind. Diese Regelung dient der Sicherung der laufenden Handlungsfähigkeit, ersetzt jedoch nicht die Pflicht, den Vorstand vollständig zu besetzen.

Ein unvollständig besetzter Vorstand ist damit zulässig als Übergang, aber kein Normalzustand.

Konkrete Folgen eines unvollständigen Vorstands

Ein unvollständiger Vorstand bleibt arbeitsfähig, arbeitet jedoch unter erhöhten organisatorischen und rechtlichen Anforderungen. Die Aufgaben verteilen sich auf weniger Schultern, die interne Kontrolle ist eingeschränkt, Ausfälle wie Krankheit oder Rücktritt wiegen schwerer. Strategische Entscheidungen werden schwieriger, die Belastung der verbliebenen Amtsinhaber steigt deutlich.

Für den stellvertretenden Vorsitzenden bedeutet dies: Seine Rolle wird nicht kleiner, sondern größer. Er wird zum tragenden Pfeiler der Handlungsfähigkeit.

Pflicht zur Nachbesetzung und Information des Registergerichts

Ist eines der beiden Kernämter vakant, entstehen konkrete Pflichten.

Der verbliebene Amtsinhaber ist verpflichtet, aktiv und unverzüglich auf die Wiederherstellung eines vollständigen Vorstands hinzuwirken. Dazu gehört insbesondere die Vorbereitung und Einleitung der Nachbesetzung sowie – sofern erforderlich – die Einberufung der Mitgliederversammlung.

Auch die Mitgliederversammlung trägt Verantwortung. Als oberstes Organ des Vereins ist sie verpflichtet, eine Nachbesetzung zeitnah zu ermöglichen und darüber zu entscheiden.

Kommt eine Nachbesetzung innerhalb angemessener Zeit nicht zustande, besteht die Pflicht, das zuständige Registergericht zu informieren. Dies ist kein Ausnahmeversagen, sondern ein gesetzlich vorgesehener Sicherungsmechanismus. Das Registergericht kann Fristen setzen oder im äußersten Fall einen Notvorstand bestellen. Unterlässt der verbliebene Amtsinhaber diese Information trotz fortdauernder Vakanz, kann dies pflicht- und haftungsrelevant sein.

Umsetzung, Kontrolle und Nähe zum Tagesgeschäft

In der praktischen Vorstandsarbeit liegt der Schwerpunkt des stellvertretenden Vorsitzenden häufig in der Umsetzung und Kontrolle. Er sorgt dafür, dass Beschlüsse nicht nur gefasst, sondern auch umgesetzt werden. Er hält Fristen nach, greift offene Punkte auf und wird dort tätig, wo Dinge ins Stocken geraten.

Damit ist er häufig näher am Tagesgeschäft und näher an Konflikten als der Vorsitzende. Er erklärt Regeln nicht abstrakt, sondern im konkreten Fall. Er erinnert, mahnt, klärt und setzt nach. Ohne diese Funktion droht Beschlussstau, Regelverwässerung und schleichender Autoritätsverlust des gesamten Vorstands.

Verwaltungsvollmacht, Verband und Grenzfälle

Der stellvertretende Vorsitzende bewegt sich regelmäßig in Grenzbereichen zwischen eigenem Handeln, kollektiver Entscheidung und notwendiger Abstimmung mit dem Verband oder externen Stellen. Er muss sicher beurteilen können, wann eigenständiges Handeln zulässig ist, wann ein Vorstandsbeschluss erforderlich ist und wann externe Stellen einzubeziehen sind.

Gerade hier zeigt sich die fachliche Anforderung des Amtes. Übereifriges Alleinhandeln ist ebenso problematisch wie pflichtwidriges Abwarten. Der stellvertretende Vorsitzende muss diese Balance beherrschen.

EDV, Dokumentation und Nachweisbarkeit

Ein wesentlicher Teil der Tätigkeit besteht im Nachhalten und Dokumentieren. Fristen, Schriftwechsel, Rückmeldungen und Absprachen müssen nachvollziehbar festgehalten werden. „Ich habe doch Bescheid gesagt“ genügt nicht. Entscheidend ist, dass Vorgänge belegbar sind.

Das erfordert sichere EDV-Kenntnisse, strukturierte digitale Ablagen und Disziplin in der Dokumentation. Der stellvertretende Vorsitzende ist damit häufig Garant für Verlässlichkeit und Rechtssicherheit.

Persönliche Anforderungen und Haftungsnähe

Dieses Amt verlangt Standfestigkeit. Der stellvertretende Vorsitzende muss Regeln durchsetzen können, ohne zu eskalieren, und Verantwortung übernehmen, ohne zu dominieren. Konfliktscheu ist hier fehl am Platz.

Haftungsrelevant wird sein Handeln insbesondere dort, wo er pflichtwidrig nicht eingreift, obwohl Handlungsbedarf erkennbar ist. Wegsehen ist keine Option.

Schlussbetrachtung

Der stellvertretende Vorsitzende ist kein „zweiter Vorsitzender“, sondern ein eigenständiges, unverzichtbares Amt. Er ist konstitutiver Bestandteil eines vollständig gebildeten Vorstands und zugleich Garant dafür, dass der Verein auch in schwierigen Phasen handlungsfähig bleibt.

Dieses Amt ist arbeitsintensiv, konfliktträchtig und haftungsnah – aber genau deshalb unverzichtbar für eine funktionierende, rechtssichere Vereinsführung.

Derzeitiger Amtsinhaber

Das Amt des stellvertretenden Vorsitzenden wird derzeit von Kevin Schimke wahrgenommen.Er ist gleichwertiges Vorstandsmitglied und gesetzlicher Vertreter des Vereins. Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit des Vorstands, die Umsetzung und Kontrolle von Beschlüssen, das Nachhalten von Fristen sowie die Mitverantwortung für Organisation, Ordnung und Rechtssicherheit der Vereinsarbeit.Gerade bei Vakanz oder Verhinderung übernimmt er eine zentrale Rolle zur Stabilisierung der Vorstandsarbeit.

Kontakt:kevin.schimke@hgg1.de

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Quellen

Die Darstellung des Amtes des stellvertretenden Vorsitzenden beruht auf folgenden externen Rechts- und Fachgrundlagen:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)§§ 26, 27, 29 BGB (Vertretung des Vereins, Organstellung, Notvorstand, Pflichten bei Vakanz)

• Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH)zur Organverantwortung, Gesamtverantwortung von Vorstandsmitgliedern und Haftung bei pflichtwidrigem Unterlassen

• Vereinsrechtliche Fachliteraturu. a. Palandt, MüKo-BGB (Kommentierung zu §§ 26–29 BGB), Standardwerke zum Vereinsrecht

• GrundgesetzArt. 9 Abs. 1 GG (Vereinsautonomie)

• Allgemeine vereinsrechtliche Verwaltungspraxis der Registergerichtezur Pflicht der Anzeige bei länger andauernder Vakanz von Vorstandsämtern und zur Bestellung eines Notvorstands

Diese Quellen bilden den Maßstab, nach dem Vorstandsarbeit von Gerichten und Registerbehörden geprüft wird.

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